印刷I.T.化之前， 我们应对印刷行业有股专业的热诚和耐力

有位老前辈曾对我说， 若希望事业有成， 有个必要的条件， 就是要把这个行业当为自己的终身职业; 这好象谈恋爱一样， 先对她有好感， 现后产生爱慕之心， 其间可能遇到环境的顺逆或挫折; 要敢于面对问题， 解决问题， 最后才能得到杰出的成果。

这位老前辈给我很大的启发性: 成功的背后， 原来是一股忠心， 热诚和耐力。 若没有这个根基， 就好象在沙滩上建堡垒一般， 一冲即塌。 同样地， 一个成功的印刷商， 目标不应只是把自己的公司推向上市， 而是要在印刷业另创高峰。

与你一起作战的， 总离不开印刷的“硬件”和“软件”， 而“硬件”已很多人讲了， 我在此不多谈; 但“软件”似乎一向被人忽略， 所以， 就让我们集中讲“软件”。所谓知己知比， 百战百胜; I.T.人会面对甚么阻力?　　各行家对一向沿用的管理模式已习以为常，人总有惯性或惰性，希望以不变应万变；

不信任I.T.的功能，害怕越搞越乱，花钱花时间之余，得不偿失；

认为搞I.T.的投资很大，是大公司的玩意，在现今的非常时期，不搞为妙；

印刷的工序实在太复杂，很难于短时间内“传授”给I.T.人员，搞I.T.的得不到武林真传，不能搞好I.T.吧;

老板没有时间亲力亲为搞I..T.， 留给下属或甚至经理级人员搞，失败率也可能达至50%， 因为I.T.给人的感觉，总离不开: “I.T.=系统化=删减多余工序=删减多余职位=…”

很多人表面上赞成搞I.T.，实际上是要逃避I.T.; 有说香港教育处也推行信息科技， 最大的阻力原来是来自教师; 这正是I.T.化的致命伤。I.T.的概念其实早已植根于印刷业

十多年前，行内的计价“表格化”及安排印刷机“白板化”， 就是I.T.化的前身。 不同形式的表格有助分门别类，例如用料纸价， 印刷色令， 补纸图表等， 便成为了我们把复杂的估价简单化的方法。 “白板”或“贴label”就是工程监控的前身，通常白板上写着生产的内容及进度.原来I.T.的概念早已植根于每一家企业。

但现在的报价， 并不是单一印刷产品， 还加上很多复杂的原素， 如加工项目， 海运及运输等; 随着时代的改变， 从前的形式也不得不变。要做一个有脑的I.T.人

政府也推行各行各业I.T.化， 务求“人人有脑”， 印刷业也不应例外。

现在计算机大行其道，计算机失灵便全公司瘫痪，由出通告，翻查任何记录，计价，报价，出生产单，开发票﹑追数…，全部靠计算机帮忙， 但假如由计价至开发票， 并不联系， 各部门各自为政， 计算机就只是文书处理， 还未算系统管理。

但没有计算机之前，或在某些没有计算机的公司里，运作仍然非常畅顺，生意滔滔，他们的生存之道， 可有借镜之处﹖人总比计算机聪明吧，没有人，那来计算机﹖﹗人与计算机要相互配合， 人要懂得有效率地使用计算机， 计算机也要配合人的要求， 才能成就出一套完善的系统。

I.T.化的成功与否取决于人的决心

不谈I.T.的原因多的是，家家也有本难念的经，但事实告诉我们，I.T.并不可怕，并不难搞。有一则真实故事: 有厂商要求下属用仓颉中文输入法， 但拖拉了几个月， 还是没有一人精通; 有一天， 老板终于大发雷霆， 说全人类明天要学懂仓颉， 否则即炒。明天早上， 果然全人类识用仓颉! 你说老板的威力及决心， 何等重要!I.T.化令企业稳步发展　　旧的方法好，但很有限制，限制于人的脑袋﹑人的能力﹑人的精力﹑人的直觉﹑人的惯性﹑人的偏见﹑人的时间… 假如我们将表格及白板，来一个科学性的革新，即成为无限量的系统性管理，分析变得不偏不移，减少人为因素，更多元化，快捷准确，减低人的日常工作负担，可转向更高层次的工作，如开拓生意，发展产品…..“里外合一”令系统化更切合发展所需　　我们作为一间系统发展的公司， 了解到客户最怕是花了钱，系统却越帮越忙。一套“度身订造”的软件系统，应该将你日常的表格及白板倒进计算机，是帮助你减轻工作负担，而非大大改变你的工作习惯，你应该见到日常表格的内容，再加上不同层面的分析报告，助你更有效率地，更全面地使用原有的数据。

假如你不想冒“度身订造”的风险，你可以考虑市场现有的印刷管理系统，比较完再买，风险减少。现在很多行家也会考虑以下的方法: 买一套现有的系统，作为整间公司系统架构的基础， 因印刷管理系统的基础部份是最难开发的，最需要R&D的。之后再跟系统公司合作，或自己公司的计算机部继续开发系统的分枝 ，这种开发软件的方法既安全又富有弹性，可为可为。最赚钱的部门最迫切搞系统化

搞“软件”系统的投资可收可放，完全视乎公司的目标和方向，按步就班，成功了一步，再走第二步，切勿一步登天，否则，你的投资越大，失望越大。

在有限的资金下，那一部门最迫切搞系统化﹖当然是最能赚钱的部门—营业部。很多厂家认为生产部才最重要，但我认为营业部才是公司的命脉，没有生意，那来生产? 有些顾问公司专为企业设计系统性培训(例如Systematic Sales Training)， 由打电话(Tele-marketing)，约见程序， 会面内容(Sales Talk)， 以至“埋单”(Closing) 等等， 都有一套学问; 假如你能将此学问应用于公司的运作， 设计一套系统性的指引， 无论新旧职员也跟着指引行事， 好象公司多了很多个“翻版”的你， 日常的工作也明显地事半功倍。这正是ISO的概念， 印刷行内也渐流行了。“软硬”兼施，无往而不利搞好估价﹑报价﹑跟单等工作，提高公司形象，增强客户的信心，订单增加，才能喂饱机器；减少错漏，减低成本，公司便能赚钱；增强生产量，开阔产品种类，再进新机种， 增强“硬件”的种类和质量， 好的硬件人人可以拥有， 但要令好的硬件发挥出最好的一面， 并非人人可以做到!

　一套好的软件便能提升硬件的效用和效率，助你有效地分配资源， 更可能令某些企业或荒废多时的硬件起死回生， 这样软硬件互相配合，才达到 “软硬”兼施，无往而不利。

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