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印刷与资讯科技（05）——转危为机

资料来源：IT IN PRINTIG印刷资讯科技 作者：KenMac(麦肯)集团黄国良总裁 更新日期：2003-05-23

IT化能转危为机

  多谢各位行家的支持,近来我们提倡的「印刷业IT化」得到很大的回响,无论大中小型的印刷商　钉装商甚至广告商及出版商也主动跟我们倾谈IT化的可行性,可见业内隐藏著的危机感越来越显现,
危机感越大,冲刺的力量越大, 成就的机会越大, 越来越多人明白到「只有IT化才能转危为机」。

现正决心推行IT化的印刷商,不乏以下几类别: 

1.世界各地科技股的兴旺令更多人认识科技,虽然以前少接触电脑及系统,
但现正计划多了解及起步; 

2.电脑硬件价格不断下调令其更普遍,更多人尝试实践办公室自动化,
以致做到人有我有; 

3.曾使用办公室自动化或一般的电脑软件,但觉不足,正寻求实质的印刷管理系统,务求更专业;

4.过去几年已投资不少於实行印刷业IT化管理方面, 但却是以「头痛医头,脚痛医脚」的方向,至今在营销工程监管及仓务管理等还未有整体的互相联系, IT化尚未成功; 

5.了解市场上IT系统的设计及架构,配合厂本身的特性和发展,拣选合适的系统成为商业伙伴,增强效益; 

6.生意越做越难,要寻求出路,意识到「转」就有「机」,「不转」就一定「无机」;
在市场上力寻有专业性的管理系统改善对内对外的管理,务求创出生机;   

 无论属於那一类,只要真正能说服自己「只有IT化才能令业务越转越好」,这便成功踏出重要的第一步。在我10多年的系统发展过程中,遇到不同类型的公司及各色各样有趣的场面,
当中有热冲IT的,也有抗拒IT的,   请看看有没有雷同的影子。


务实型

行为

真实个案

结果

  1. 确切了解到IT  化的重要性及必须性,主动提出面对的问题及忧虑,寻求最贴身的解决方案;

  2. 得到解决方案後, 即落实执行;

  3. 无论遇到任何IT化的阻碍, 也务实地解决。

我的客户中,LP公司
C公司及CP公司属於务实型,也是狻早已意识到印刷IT化的必切性,属最成功及可借镜的例子。

他们经常说:「拣系统一定要拣专业, 唔拖唔水,不如唔好用,
免得费时失事。」

回应：

思想正确;专业的如怠行空运纺织也有自己专业的系统吧!
正如有心脏病当然睇心脏专科，不能只睇普通科。

他们成功地将印刷业的销售管理及生产管理变成「流水作业」式,令自己能抽离烦琐及重复的日常工作,眼光看得更远大,思想更阔更灵活。

爽快型

行为

真实个案

结果

a了解自己在强烈的竞争环境下最欠缺什么最需要什么及机会成本(opportunity cost)
多大

b然後找外在的资源(external
resources)协助

c即时行动, 毫不疑。

L公司的股东刚从外国回港，以前未有印刷管理的经验，他经朋友介绍认识我们的PMS系统，只花了两小时看统示范，便即时签下多个系统模组，两星期内将公司最举足轻重的销售及财务管理电脑化。 

他说:「只要系统帮得上忙,再贵都值得买;印刷机仲贵啦,你又买?! 
我不会天天在公司打字和计数,因我的opportunity 

cost 不止於此。」 

回应：　

进一步,海阔天空。印刷是一盘生意,不是艺术品。

当时该股东对印刷不太熟识，但明白到时间就是金钱，假如自己落手落脚做或从头学，所产生的机会成本更大，与其浪费青春倒不如找专业系统帮忙，内部管理即时上位，自己便可以实行更有意义，更「值钱」的计划。

结果他非常成功地「抽身」主力搞对外的市场推广(marketing),
顾客服务(customer relations) 及产品发展(product development).  

他是看得最通最透的其中一个客户。

进取型

行为

真实个案

结果

计划公司短期的发展路向，遇到合适的系统会预先买下来,
待适当时候使用。

公司打算扩展书版印刷刚巧遇到PMS  系统减价,便先买下来一年後才用。

他们预先熟习系统，输入好资料库,到真正生产时系统上位很快很畅顺; 公司选用那类型的管理系统及实№的应用程度能反映出该公司的进取方向。

拖拉型

行为 

真实个案

结果

未了解清楚自己的定位(positioning),经常为自己作些似是而非的解释。

通常遇到的对答　

a.近来好忙无时间搞IT; 

b.近来生意唔好( 唔忙)仲搞IT?!

回应： 

Marketing  学上有一则经典的个案: 一个制造拖鞋的商人去非洲探察市场, 
看见人人都不穿鞋子, 他的partner  说「没有市场」,但那商人却说「市场无限」,结果他真的成功开发了非洲的市场!

试想，每天不是「好忙」,就当然是「唔忙」,事在人为吧！这样推搪的态度，很难成事。

日复日,年复年，他们都还是那一句「好忙」。

好的管理，是要令自己及众人适当地「忙」，假如经常都「好忙」，可能显示出管理上出了一点问题。

牛角尖型

行为

真实个案

结果

转牛角尖, 找难以自圆其说的籍口说服自己或说服别人:  

「IT只会越帮越忙」。

有些人听到电脑系统，

  1. 即时的反应是:要入好资料库(Database）才可运作好麻烦。

  2. 入了资料出了report都要个manager去check啦。

  3. 电脑好烦又好慢(!), 既浪费资源又浪费时间,  我宁愿自己人手做。

还是天天都「好忙」「好忙」!

回应：

  1. 吓，你食饭都要先张开口; 上车都要先开门啦！

    　

  2. 但总比你自己做，自己check有效率吧？而且电脑系统可以做你做不到的，想你想不到的。

  3. 有原则, 有毅力! 但就算赚到钱，都找不出时间去「花钱」啦!

不切实际型

行为

真实个案

结果

知道IT的重要性，但想得太大太多，希望一步登天及於短时间将全公司IT化，思想有少许阻拦,即却步不前。

他们会说:「系统一系唔上,  

一上就要上晒! 」

回应：

食都要一啖一啖吞啦!

想得越大,做得越少,永远都踏不出第一步,何来第二步?!

　

　

以上只是一些特别的个案，其实大部份业内人都认为印刷IT化真是时候上轨了。香港拥有世界一流的印刷机器，能印出一流的质量，生产方面早已能「流水作业」;假如在管理方面也能做到「流水作业」( 
图例如下) 香港的印刷业将更突飞猛进。这就是IT 化能转危为机的大方向。

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