IV)「七步骤方法」

a)七步骤方法内容：

「七步骤方法」，简单来说，就是界定问题，找出原因及分析，制定方法及实行，从而检讨及把方法制度化等。

第一步：寻找问题（Select a problem and describe it clearly）

把要改善的问题找出来，当目标锁定后便召集有关员工，成为改善主力，并选出首领，作为改善的任责人，跟着便制定时间表跟进。

第二步：研究现时生产方法（Study the Present System）

收集现时生产方法的数据，并作整理。

第三步：找出各种原因(Identify possible causes)

结合各有经验工人，利用脑震荡(Brainstorming)、品质管制表(Control
chart)和鱼骨图表(Cause－and－effect diagram)，找出每一个可能发生问题的原因。

第四步：计划及制定解决方法(Plan and implement a solution)

再利用各有经验员工和技术专才，通过脑震荡方法和各种检验方法，找出各解决方法。当方法设计完成后，便立即实行。

第五步：检查效果(Evaluate effects)

通过数据收集、分析、检查其解决方法是否有效和达到什么效果。

第六步：把有效方法制度化(Standardize any effective solutions)

当方法证明有效后，便制定为工作守则，各员工必须遵守。

第七步：检讨成效并发展新目标。(Reflect on process and develop
future plans)

当以上问题解决后，总结其成效，并制定解决其它问题方案。

正如前文所言，WalterShewhart的PDCA周期是和「七步骤方法」相结合，来达至「不断改善」的效果。所谓PDCA周期(Plan-Do-Check-ActCycle)，就是：

?计划实验(Plan the experiment)

?实行(Do it-perform the experiment)

?检查成效(Check the result of the experiment)

?制定方法(Act according to what you observed)

当PDCA cycle和「七步骤方法」结合，便是：

Plan

1）Select and describe problem

2）Study present system

3）Identify possible causes

Do

4）Plan and implement solution

Check

5）Evaluate effects

Act

6）Standardize solution

7）Reflect on process and develop future plans

大体而言，PDCA是不断循环，令到品质不断改善，以达到「不断改善」（Continuous
Improvement）的目的，从而达到「零缺点」的要求。

b)例子一：

例如某公司在印刷问题上，多次收到客人投诉，甚至受到退货和翻工等待遇。营业部当然对印刷部非常不满，但印刷部又控诉采购部来料不良，包括纸面扔粉、纸毛多和油墨太软等。印刷部又控诉生产部处理不当，引致退货率上升。相反，采购部亦控诉货仓部储存纸张不良，并非采购不当。当然，货仓部亦会控诉船务部来货迟，引致没人收货等。总之他们互相指责，没完没了，但对品质改善，完全没什么贡献。如果利用「七步骤方法」，便可解决以上问题。

第一步：寻找问题：

在所有印刷控诉上，我们可以分类为以下各种原因。如纸粉多（40宗）、色差（20宗），套印不良（8宗），过底（12宗）和油墨雾散Scumup（5宗）。

第二步：研究现时生产方法：

如果我们把以上数据转化为百分比及利用Pareto图表表达，便发觉纸粉多占47%、色差23.6%、套印不良9.4%、过底14%和油墨雾散6%等。

当然，我们不能一下子解决所有问题，必须按步就班。如果我们能够一下子解决纸粉问题，便差不多解决一半的控诉。所以解决纸粉问题，便是首要目标。

第三步：找出各种原因：

通过脑震荡方法，各员工提出了各样原因，如纸品不良、缺乏清洗胶布、检查不足、机器缺乏保养、喷粉过多等。如果用鱼骨方法分析，便可把各类原因归纳。

第四步：计划及制定解决方法

i）方法：

－制定表格，记录及监察定时清洗胶布

－制定表格，记录何时搅墨一次

－制定每印多少张便要检查一次，如果每500张检查一次不足，便要求正、副机长都要负责检查，形成每250张检查一次，如有问题，立即改善，甚至停机清洗胶布

当然，由于科技进步，一些监察印刷品质的仪器皆可采用。

－制定守则，限制喷粉用量

ii）人力：

－人事部必须协助聘请有经验机长。并提供在职训练给在职机长，令他们能达到应有水平

－鼓励员工发挥团队精神。利用奖金奖罚制度，如果员工在数量和品质上达到某一水平，便可获得奖金，相反，便要扣工资

－提高问责性制度，每一机长必须负责所管核机器的性能、保养、产量与品质

iii）物料：

－建立制度，并记录在文件中：来料必须适当地入仓及贮存

－制定标准，要求供货商提供合格物料

－生产部制定表格，记录在生产时，物料的稳定性，作为和供货商交涉的证据（譬如每印四千张便必须清洗胶布，并记录在案。如果录得每印二千张便要洗胶布，原因是纸粉做成，这便成为要求供货商赔偿的证据）

iv）机械：

－制定时间表，定期为机器保养，清洗和加油或换零件等，各项工作均记录在案及由上级核实

－制定品质管制表(Control chart)，监察机器运作情况