1. 档案输入

输入的档案被 VMS 系统排序并处理：

● 影像档会经由内建的高低档 OPI
系统处理。

●
各种档案会以不同的型式及分类来储存。

● 同时会建立可供浏览的缩图。

一切都是全自动，系统管理者可以自行订定所有的步骤与过程。

2. 档案处理与存取

档案会储存在以每一个工作为分类的独立的档案夹中：

●系统会为每一个输出的工作建立一
个档案夹

●每个工作都附以一个唯一的代号

●档案被置入时，都会依操作者的决定如何分类并且自动排序

●根据要求，档案会进入 OPI，而後产生可供浏览用的缩图

●这个档案夹内所有档案的资料，工作的资料，档案处理的资料都会被储存

3. 档案输出

VMS 内的 SQL 资料库会记载 4
种不同的资料：

● 档案原生资料——输入档案的原始资料，例如档名，档案位置，宽度，高度，档案大小等。

● 档案处理资料——所有相关档案被处理过的记录，例如有谁曾存取过档案，在那一台机器处理过，被处理多久等。

● 工作流程记——工作在整个流程中的位置，那些步骤已经完成，工作的优先次序及截止时间等。

● 工作报告记录——从其它设备回送的资料，例如网片输出机，所有资料都被整理并跟工作储存在一起。

4.
工作流程资料管理

一但资料建立完成，可以利用来产生在整个工作流程中任一部分的完整详细报告：

●
追踪档案使用记录，确认出问题的档案及那部份的档案使用了特别多的额外处理工作。

● 追踪工作流程找出瓶颈在那里 ?
那种工作最有效率 ? 有那些工作流程是需要改进的 ?

●
分析在档案处理时各点上所花费的时间，修色合成，翻肥胀边或过网输出等.
藉以作出更精确的估价，利润计算。

●
开放的资料库结构更确保可以跟其他的资料库系统，财务系统及管理系统互相结合

5. 系统管理

系统管理者可以拥有完整的控制权：

●
工作进度管理：决定每个工作在流程中的处理程序，可以设定先後次序，使用图像，使用名称等。

●
操作者权限：可以针对不同的操作者而有不同的设定，来限制不同的操作者有不一样的档案使用权限.。

●档案排序：根据各个档案的特性与类型，可作不同的分类归属以及排序。

● 远端控制管理：藉由远端的 Java
终端机，可以管理那些资料要排序还是要作报表，甚至改变处理状况，变更图片或图示。