今期笔者介绍一些有关打印办公室文件或笔记好贴士，例如PDF文件有不同尺寸的页面应该怎样打印，怎样可以打印多页于一页面，怎样可以将大档案有效地转存为小档案。（原定介绍Adobe In-RIP Trapping补漏改为下期刊登。）

打印——自动挑选纸张

(Choose Paper Source By PDF Page Size)

Acrobat 提供多种纸度输出的控制，以配合文件的大小或用户的需要。当文件的尺寸比打印机大，Acrobat 可以缩小页面，又或者分割页面来符合纸张尺寸。有别于一般文书软件，PDF 文件可以包容不同尺寸的页面( 见图1)，例如文件可以有几页是A4，同时又有几页是A3或其它尺寸，只要打印机能同时容纳有关尺寸的纸张，我们只需一次设定便可完成打印。打印方法如下：

1. 点击菜单File > Print…

2. 选择打印机( 支持多种尺寸的纸张)。

3. 选择需要打印的页面(Print Range)。

4. 在页面处理(Page Handling) 字段勾选[Choose paper source by PDF page size]( 见图2)。

5. 如有特度的纸张( 及打印机支持的话)，可 同 时勾选[Use custom paper size whenneeded]。

6. 最后按OK 键，打印机便会按该页尺寸而自动挑选合适的纸匣。

打印——根据书签

(Print from Bookmarks)

Acrobat 可以让用户或读者在PDF 文件中加入书签，记录有兴趣或重要的位置。要加入书签，先去到阅览的位置，然后按菜单Document > AddBookmark( 见图4)。用户除了利用书签快速地回到目标位置外，还可以利用它打印目标内容，方法如下：

1. 首先开启目标PDF 文件，如果该PDF 没有书签，这时可在需要的位置加入书签。

2. 在书签栏选择一个或多个书签，然后按老鼠右键( 维持在书签位置上)。

3. 在弹出式菜单上选择Print Page(s) 便实时列印。

打印——笔记

有时利用文书软件例如Word 或PowerPoint 直接打印笔记，效果未必理想，例如打印多个页面于一页纸，输出时未必能预视排版，即使可以通过打印驱动器预视排版，但往往输出留太多白边而令内容缩得太细( 见图6)，只有通过PDF 方式才能用尽纸张而不留多余白边( 见图7)。用户可通过以下三个方法打印笔记：

1. 简接方式 – 通过文书软件或Acrobat 以打印方式( 在打印机字段选Adobe PDF) 转存为讲义或多页模式的P D F 文件， 然后再通过 Acrobat 打印文件。

2. 直接方式( 一) – 通过Acrobat 打印，选好打印机后，在打印对话框的[Page Scaling] 字段选[Multiple pages per sheet]，然后决定[Pagesper sheet](即一页纸排多少页面) 及[Pageorder]( 即页面次序) ，最后按确定或Return 键便开始打印。

3. 直接方式( 二) – 通过Acrobat 打印，选好打印机后，按[Properties] 键，在对话框决定打印方向及次序，然后决定每页纸包含页面多少，最后按确定或Return键便开始打印。

打印为黑白文件

如果你的打印机是彩色而你想打印文件为黑白( 灰阶)，除了将文件转存为黑白外，你可直接将文件打印为黑白，方法如下：

1. 点击菜单File > Print…

2. 选择需要打印的页面(Print Range)。

3. 在对话框底部勾选[Print color asblack] 及按OK 或Return 键即可。

压缩文件

如果PDF 文件的容量很大，我们可以压缩文件来缩小容量，方法如下：

方法( 一) – 按菜单Document > Reduce FileSize…，然后决定PDF 版本兼容性，越新的版本通常可以获得越高的压缩比率。下一个方法PDF Optimizer 有较大的弹性及控制。

方法( 二) – 按菜单Advanced > PDFOptimizer…， 然后按[Audit space usage] 键，这里让用户了解占据最多容量的原素是哪一方面，例如占据最多容量是图像，我们便可以减低(down sample) 图像的解像力来减轻档案，当然图像的清晰度会降低。又如果占据最多容量是字体，我们便取消字体内嵌，此时PDF 文件便会没有字体，负责打印的计算机或打印机便需要有该字体，否则输出会使用其它字体代替而出现走字位或跳行，甚至漏字或乱码。