印刷及电子商务中数码资产管理的应用
发表于《印艺》2005年第8期 ?作者：林和安
作者简介：一九八四年加入印艺学会，八七年获选为执行委员至今。十多年来负责学会公共关系事务，对两岸四地交流起促进作用；一九九九年创办大中华印艺网www.cgan.net；二○○二年受聘于台湾区印刷暨机器材料工业同业公会顾问。目前正研究如何在微利时代宏观形 势下的新挑战一一自我增值，增强竞争力。
香港印艺学会的老朋友美国加州大学李凌霄教授，近日应香港印刷媒体专业人员协会邀请来港讲学。李教授对香港印刷业十分关心，对香港印刷业的近况也非常关注，不仅在讲学中提出了许多创新思维，而且与香港朋友们的交流中亦提点了不少宝贵意见，指明了一条可行的发展道路。本文综合了李教授精辟的思维，希望能启发香港印刷同业，为拓展思想和开展业务提供帮助。
李凌霄教授考察港龙企业 （右起林和安、李凌霄、李海柏）
一、香港印刷业经营现状与急需解决的问题
香港印刷业经历数十年的迅速发展，印刷技术先进，产业发达，装备一流，经营模式具务实及规范等特点，取得了世界印刷买家的认可和信任，高品质誉满全球，但随着世界印刷工业围绕“数码化”的结构重整变革，技术的不断改进，已经形成了各种印刷产品自印前准备、印刷输出到印后加工的新技术工艺，印刷市场环境也从“产能短缺”演变成“产能过剩”，印刷业开始面临产能过剩的问题，也直接导致印刷业竞争激烈的微利时代的到临。
印刷人如何在这微利年代获得生存、发展和壮大的空间？印刷业如何从传统封闭式产品生产体系转型开放式产品服务体系，不断拓展印刷业的外延、不断深化印刷业的内涵，增添印刷业更多的市场机遇，适应印刷业日益突出的技术推动的需求？如何采用数码化技术，整合出版、印刷和最终用户的资源，在技术上围绕印刷页面内容要素的全数码化、无胶片CTP生产环境、以及印刷页面采用多色或彩色技术，提供诸如CIP3/4等更多的技术变革手段？如何在经营上采用数码技术，特别是数码资产管理和电子商务等，从传统经营模式中跳出，从经营时间主要是应付解决日常问题的思维方式中跳出，从由于生产任务多、利润薄、压力大以致无法顾及新技术的应用与及从开发的工作方式中跳出？如何将客户的创意、各种数码化文件、各种印刷素材、各种工艺技术方法、各种客户资源转变成增值的资源？如何有效地与客户沟通的时间、减低成本、员工的数量？这一系列的印刷业问题就是香港印刷业急需解决和必须解决的问题。
二、印刷及其电子商务中数码资产管理的应用
在21世纪的跨媒体时代，各种数码化的信息使得这些原本使用过的信息在数码化平台上，能够由电脑系统提供重新组织而重新的增值，从而使这些原来无用的模拟静态信息变成了一种数码资源，并对企业的发展日趋重要。
1、什么是数码资产
数码资产（Digital Asset）就是以数码形式存储的媒体、信息和未系统规范化的数码流文件，包括（1）媒体资产，如设计、标志、页面排版、动画，3D透视图、音频文件、视频文件、照片和图像；（2）信息资产，如文档、专栏、数据库文件、文本、新闻论文等；（3）静态文件，如已被扫描可作参考或再次使用的遗留文档。这些数码资源可概括如表1所示。
表1 与印刷业相关的数码资源
行业类型 重要资源的类型 企业 ?商标?平面广告?商业影片?广播电台广告?产品目录、影像和内容?训练课程?影片?文件?音档脚本?训练样板?创作记录?影片,影像,文字等；?权限指引?品牌资料?授权书?费用单?使用指引?内容?网站内容?销售材料?合作伙伴资料?重点商品内容?产品目录，产品资料单张?白皮书?实体产品目录保存 出版业 ?作者/投稿人-照片?作者问卷?手稿?封面摄影?产品目录?评论?引言?插页?封面（故事）?封面设计?范本版面?书摘?排版档?版面PDF档?图表?插画等?书评?行销资料?新闻稿?一校稿?电子书?删减前后之音档原稿/音档封套?平面广告?书讯?音档最后脚本?电台广告?电视广告?音档母片?版面构成元件物件库?网站内容?动画?文字档等 媒体 ?传记?剧照?预告?节目?新闻片?资料片?编目?评论?引言?改编?音乐?音乐影片?与书籍结合等?摘录?新闻稿?新闻发布包?脚本?编目文稿?平面广告?电台广告?电视广告?电台访问?电视访问?通讯?音档最后版本 2、数码资产管理及其功能
数码资产管理（DAM ，Digital Asset Management）亦称为数码媒体资产管理（DMAM， Digital Media Asset Management）或数码内容管理（Digital Content Management，DCM），是指在数码跨媒体环境下，用来存档、追踪和管理数码页面元素（包括文本、图像/照片、页面、模版、线划图，标志，排版文件、以及视频和音频剪辑片段）的电脑软硬件系统及其应用解决方案。数码资产管理的主要功能可概括如下：
（1）数码资讯管理员功能
包括在较大的编制时，利用内建机制，进行工作指派；作业排序管理；排程与核准。
（2）索引功能
包括模板套用编修资料；选用关键字库；可处理多种工作排序。
（3）取用功能
包括三种选择的复核机制（无需核准/单一核准/双重核准）；网页通知；离线存储媒介处理。
（4)报表功能
包括用户登陆追踪；系统使用追踪；资产签入追踪；其他追踪。
（5）版本追踪功能
包括版本修改记录；版本修改浏览。
（6）全文检索功能
包括有精确、模糊、语句查询；动态分类提示；提供阶层式资料分类与查询功能；自然语言引擎；即时键索引和定时键索引；渐进式检索；支持多种档案格式（MS Office/.doc/ .xls/ .ppt, HTML, TEXT, PDF, XML）
每页笔数设定；条列、方格等显示模式；多重查询结果排序方式，如日期、相似度、档案大小、名称，并可自定升降排序、查询结果摘要显示及详细检视功能，并可针对附图资料做中、小缩图显示切换；个人常用查询条件加入书签功能。
（8）图像处理功能
自动产生小图及中图；自动转换成统一图档格式。
（9）知识管理功能
包括智慧型关联词提示；动态分类提示；繁简互换；同音字词；同义字词。
（10）个人书签功能
修改个人资料；设定常用查询；设定常用文件；申请取用管理。
3、数码资产管理的应用
李凌霄教授考察保诺时网络印刷公司
印刷及其电子商务的数码资产管理应用已经将印刷概念扩展到纸质印刷、网络出版和e—商业样本制作等领域，简言之就是通过页面描述而构成的一种数码资讯的组织和介质表达。为了扩展出版印刷产品链，并使产品链的每个环节都产生增值，引领行业的领导者一直在进行改变数码资产结构使之更好用于印刷，不断寻找这些相同数码文件新的和创造性的用途，构建一些DAM的整体性解决方案。比如目录出版者将印刷品和在线产品的目录变为数码资产，并应用到各种为客户提供更有效服务的领域。
今天，一些印刷业主通过所建立的DAM解决方案来实现媒体自动进行数码化和分类，获得多种市场应用目标的统计数据，生成有关行政管理和作业项目追踪性质的核心数码资产，提供一个完整的终端对终端的解决方案，使一些没有能力无法投资并维持一个DAM系统的公司，能够通过因特网远程所需要的访问数码资产，并借助这种DAM技术获得新的服务增值。而使用数码资产管理的资产创建、出版、印前和印刷业也从中达到了保持长期高效、强化竞争力和广阔利润空间。由此可见，数码资产管理不但广泛适用于纯数码的网页制作，也正在成为传统印刷、数码印刷和按需印刷的基本工具。
（1）传统印刷中DAM的应用
传统印刷已基本实现了生产流程和经营管理的数码化，为DAM的应用构建了基本条件，以及数码媒体文件生产和再使用的前提条件。但香港印刷业是骑着良驹找快马，未发现镇山之宝就在手中，没有基本上领会数码资产管理的最大好处及其实际延伸的战略价值，从而形成一个实用化的方案。
余鸿建在展贸中心向李凌霄教授介绍香港印刷近况
传统印刷及其电子商务应用DAM的核心就是实现传统印刷从加工到服务的转型，可以从战略和战术两个层面入手，在战略层面上，需要主动将数码资产管理的竞争优势传递到生产与市场的各个增值节点，形成更短的生产和服务周期，既从新服务中增加收入，又因互联网减少进入市场时间，获得新的销售渠道，改善和优化与客户的联系。在2003年，美国有约80%企业从DAM应用中创造价值、扩大需求和增加收益。在战术层面上，DAM会改变长期固有的经营与管理模式，系统结构化的存档文件将成为潜在价值巨大的数码化资产。基于DAM可以减少生产管理、客户沟通、数码印前等大约40%的工作时间，还能够评估对经营管理和成本控制有价值的经济评估手段，数码化地客观评价和控制每一个影响企业发展和竞争的细节，降低各种物耗、时间消耗和重复性工作，使原有的资源在产品链的延伸中不断增值。
（2）数码印刷中DAM的应用
数码印刷是由于社会不断增长的个性化需求而引发的印刷技术变革，不仅使印刷技术整合了各种蔪新成像技术和材料，而且使许多个人化的资讯（如文件、消息、图像）通过数码化和数据库管理转变成了具有潜在价值的资源，还为数码资产管理在数码印刷中施展才华创造了条件。当然，数码印刷应用商必须面对比常规印刷品购买者更要难对付的用户，要紧贴市场脉搏为相关专业人士提供商业解决方案。
现今，数码印刷已开始使印刷工业从工业生产转向服务用户，数码印刷者不仅自己十分清楚定单管理、数据库出版和印刷工艺的组织结构，而且了解数码印刷在从数据采集到产品送达用户等包括印刷设备操作的全部工作量中，仅有5%与真正的印刷单元有关，其余数码资产数据库占工作量的60%，完成整个产品输出的后加工操作占工作量的35%。
（3）按需印刷中DAM的应用
在按需印刷中DAM的应用有两种方式，其一是将数码资产管理作为满足实际印刷所需内容的泉源；其二是将数码资产管理的信息储藏库作为所有电子资产的中心储藏库，而在各种输出或应用中作为资产利用。
当把数码资产管理作为满足实际印刷所需内容的泉源时，利用互联网的技术，建立网络化的资讯收集、存储、准备和传输，同时还要为跨媒体的应用做好规划和准备。
当把数码资产管理的信息储藏库作为所有电子资产的中心储藏库时，关键是利用资产管理系统提供储藏库和数据库中电子文件的检索和储存则是核心，同时必须解决电子文件中诸如HTML页面、GIF图像、JPEG图像以及其它形式的格式与兼容，客户标志、艺术作品、合法声明、市场消息、机械作图、排好版面以及任何实际印刷中数码文件的管理。
此外，在按需印刷中，包括版本控制、索引、存储等级、搜索、导入与输出，批准程序，翻译生成等图书馆服务功能也成为数码资产管理的新项目，所管理储藏库访问内容都可以作为动态印刷数据流，由用户在系统中进行用户化和整合。在这种按需印刷的整合中，系统提供了规则和批准流程、数码资产关系和解译、出版系统整合和复合文件支持等三种关键功能，还提供一些与印刷出版有关工具的整合技术，如Quark Xpress和InDesign，而使按需印刷与资产管理自动升级更新，实现无障碍连结与应用。
宴请李凌宵教授及进行学术交流
?(左起杨伟民、林和安、李凌霄、余鸿建、李育才)总之，不断依靠发展与进步的思想与科技来推动印刷技术、工艺、管理和经营模式的变革，在行业的不断融合与分化中，创造新的机遇和开拓新的领域。延绵数千年的印刷术，经历无数的技术变迁而始终保持青春活力，就是一代代印刷英豪创新、开拓和变革的见证。尽管今天香港印刷人面临一些困惑，但创新之心依旧，机遇仍在手中，曙光就在前头，明天的香港印刷将更加辉煌灿烂。
